Twoje spotkania, rozmowy i projekty nie są tak efektywne jak powinny? Podczas spotkań to Ty masz pytania czy pytania dopadają Ciebie? Chciałbyś ograniczyć liczbę słabych spotkań, w których bierzesz udział? Zastanawiasz się co zrobić, aby spotkania w których uczestniczysz miały sens i były wartościowe?
Co było pierwsze pytanie czy odpowiedź?
Pracując z zespołami zauważyłam, że świetne spotkania zaczynają się od świetnych pytań. Nawiązując do klasycznego pytania – co było pierwsze “pytanie czy odpowiedź”? Jasne, że pytania przychodzą pierwsze. Tworzenie odpowiedzi bez zadania pytań, pozwalającym na spojrzenie z wielu perspektyw bywa tworzeniem założeń. Zanim znajdziesz odpowiedzi zadaj sobie pytania. Dostaniesz więcej jasności i odkryjesz świeże perspektywy. Zmień swój sposób działania – przed spotkaniem zapisuj pytania i odpowiedzi.
Kultura zadawania pytań
Dynamika, zwinność, współpraca i innowacja. Te wszystkie obszary są codziennością naszej pracy i wymagają zadawania pytań. Pytań, które pomagają nam zrozumieć bardziej. Odpowiedzieć na realne potrzeby oraz wyzwania przed którymi stoimy. Tworzenie kultur organizacyjnych opartych na zadawaniu pytań jest dla mnie jednym z wyzwań współczesnego świata. Mam na myśli otwarte zadawanie pytań i autentyczne akceptowanie odpowiedzi. Nawet w sytuacji wystąpienia problemów, bez osądzania czy szukania winnych.
Tworzenie kultury dobrych pytań następuje poprzez różnorodne praktyki na różnych poziomach. Jednym z nich jest właśnie przygotowywanie się do spotkań. Tworzenie takiej kultury ułatwia nam efektywną komunikację, myślenie strategiczne i podejmowanie najlepszych decyzji.
Po co się spotkamy?
Jednym z obszarów, który jest często kwestionowany w organizacjach jest efektywność spotkań. Spotkania pełnią dwie funkcje. Jedna z nich jest utrzymanie grupy a drugą funkcją jest podzielenie się statusem pracy i podjęcie decyzji. Niestety nawet jeśli znamy cel, to czas spędzony razem nie zawsze jest efektywny. Bywa, że lepsze rezultaty osiągnęlibyśmy pracując osobno. A może uczestnictwo w spotkaniu nie wymaga obecności wszystkich? Tylko reprezentantów działów czy ról zespołowych?
Współpraca nie jest najlepszym rozwiązaniem w każdej sytuacji. Kiedy przychodzimy razem jako grupa, uczestnicy są lepsi w planowaniu i decydowania o projektach. Trochę słabiej wypada to we wspólnym tworzeniu osobnych kawałków pracy i łączeniu ich razem. Żeby stworzyć wymagania i przygotować się do głębszej pracy, potrzebujemy czasu sam na sam. Przenoszenie tego poziomu jednostkowej pracy na grupę sprawia, że spotkania bywają niepotrzebne i nieproduktywne.
Jakie pytania warto zadać sobie przed spotkaniem?
Po czym poznać jak dobrze jesteś przygotowany do uczestnictwa w spotkaniu? Moim zdaniem po liczbie odpowiedzi, którą jesteś w stanie udzielić na pytania poniżej:
– jaki jest mój cel na to spotkanie? miej określony jasny, cel indywidualny
– co chcę osiągnąć? jaki rezultat spotkania będzie dla mnie najbardziej wartościowy
– co chcę wiedzieć? jaka jest jedna rzecz jaką potrzebuję się dowiedzieć (której bym nie uzyskał bez udziału w spotkaniu)
– jak chcę się czuć? jak chce się czuć w trakcie i po spotkaniu
– co chcę zrobić po? jako rezultat tego spotkania jaka jest jedna rzecz, którą oczekuję zrealizować
– jakie obawy mam? czego nie jestem pewny, czego się boję i do czego nie jestem przekonany
– jakie założenia mam i jak je zweryfikować? jakie założenia przyjmuję, które mogą być nieprawdziwe
Świeże perspektywy
Na spotkaniach nie jesteśmy sami. Spotykamy się z ludźmi, którzy też mają swoje oczekiwania, obawy i potrzeby. Przygotowując się do spotkania spójrz na ludzi i możliwe efekty odpowiadając sobie również na pytania:
– jaki jest cel grupy na to spotkanie? co chcemy osiągnąć jako grupa?
– jakie obawy mogą mieć pozostali uczestnicy?
– jakich informacji możemy jeszcze potrzebować?
Wyjście ze swojej roli może nie być bardzo łatwe na samym początku. Ale praktykując zadawanie tych pytań ze spotkania na spotkanie będzie Ci łatwiej.
Nie masz odpowiedzi na pytania?
Co w sytuacji, gdy nie masz odpowiedzi na pytania powyżej. Masz wiele możliwości. Jedną z nich jest odrzucenie spotkania z podaniem przyczyny. Inną możliwością może być ustalenie sobie jasnego celu, aby odpowiedzieć na nie podczas spotkania.
Zadawanie pytań przed spotkaniem może być dla Ciebie nowym sposobem działania. Będzie wymagać chwili czasu na refleksję oraz zdyscyplinowania. Praktykując ze spotkania na spotkanie wejdzie ci to w nawyk. Wystarczy, że przed każdym spotkaniem znajdziesz czas na zapisywanie pytań i Twoich odpowiedzi.
Korzyści dla Ciebie
Niezależnie co robi Twoja grupa, efektywne spotkania są niezbędne aby współpracować dobrze. Spotkania w trakcie których, każda osoba wie “po co tu jest” generują zaangażowanie. Bez względu na formę czy częstotliwość spotkań, przygotowanie się pomoże Ci czuć się pewniej i komfortowo podczas spotkania. Aby spotkania były skuteczne i przyjemne potrzebujemy również właściwego wsparcia w trakcie. Między innymi poprzez właściwe określenie celu i efektywne przeprowadzenie spotkania.
Praktykując zadawanie pytań przed spotkaniem będzie Ci łatwiej efektywnie wykorzystać czas w trakcie. Będziesz znał swoje oczekiwania i wiedział jakiego rezultatu możesz spodziewać się po spotkaniu. A wejście “w buty” pozostałych uczestników, ułatwi nie tylko Twoje życie. A nawet może się okazać dużo wcześniej, że nie jesteś wcale potrzebny podczas tego spotkania?
W jaki inny sposób przygotowujesz się do spotkań? Jakie jeszcze pytania Twoim zdaniem warto zadać przed spotkaniem?