Opublikowano:

Zbyt wiele spotkań? Poznaj na to taktykę

Nie jest tajemnicą, że spotkania w organizacjach zostały uznane za wrogów produktywności. Narzekanie na liczbę spotkań i czas spędzany na spotkaniach to standard, już nie tylko w korporacjach.

Zmęczenie spotkaniami jest widoczne nie tylko u pojedynczych osób. Dotyczy wielu zespołów, zwłaszcza tych które  zmieniają swój sposób pracy. Coraz więcej organizacji zdaje sobie z sprawę, że coś tu jest nie tak – z jednej strony zależy nam na budowaniu kultury współuczestnictwa i zaangażowania. A z drugiej strony pojawia się  frustracja i poczucie zmarnowanego czasu ze sporej liczby godzin nieefektywnych spotkań. Jak zapewnić, że spotkania dostarczają wartość i są „w sam raz”?

nie mam czasu pracowac

Marudzenie

Spotkania w organizacjach są często postrzegane jako marnotrawstwo czasu. Bywa, że zmniejszają produktywność (np. Siedzimy godzinę a to co najważniejsze ustaliliśmy w ciągu ostatnich 5 minut), pogarszają morale w zespole (np. Znowu jakieś spotkanie? Ale mi się nie chce tam siedzieć).

W stosunku do spotkań pojawia się wiele narzekania. Lista, która najczęściej słyszę:

Mamy za dużo spotkań

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy za dużo spotkań? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Spotkania są za długie

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy za długie? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Spotkania są niepotrzebne

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy niepotrzebne? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Jest za dużo osób na spotkaniu vs Nie ma właściwych osób na spotkaniu

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Czyj wkład jest potrzebny w czasie tego spotkania? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Narzekanie jest jednym ze sposobów wyładowania emocji. Neuronauka wskazuje, że negatywne myślenie (jak narzekanie), może uwalniać hormony stresu, które w naszych mózgach wpływają na funkcje poznawcze (w tym na zdolność do rozwiazywania problemów). Skupiając się na marudzeniu ograniczamy nasze konstruktywne i kreatywne myślenie. Zapętlamy się z problemem, przez co jeszcze trudniej jest poprawić sytuację.

 

Narzekaj konstruktywnie

Przyczyny niezadowolenia mogą pochodzić z wielu obszarów. Często są pochodną samych spotkań. Być może ze względu na brak przygotowania, zarzadzania i niepotrzebny charakter niektórych spotkań, uczestnicy nie zawsze są zaangażowanymi i aktywnymi uczestnikami. Niezadowolenie może mieć też formę utraconych korzyści. Wrażenie nieefektywnego czasu, piętrzących się w tym samym czasie innych zobowiązań (np. mogłam przygotować raport tygodniowy w tym czasie albo mogłam spokojnie zjeść lunch). Takie niezadowolenia często powodują rosnąca bezsilność (np. idę na spotkanie bo ‘muszę’ i nie weryfikuje zasadności). Pojawiające się frustracje i malkontenctwo są głównym kosztem.

Co zatem zrobić? Przekieruj swoje rozgoryczenia na szukanie rozwiązania, aby móc zrobić coś z problemem, który Ciebie dotyka a nie tylko marudzić o tym.

Aby pokonać wroga, warto lepiej go poznać (jak często występuje? w jakich sytuacjach?). Po każdym spotkaniu odpowiedz sobie na to pytanie:
Jak bardzo jesteś zadowolony z tego spotkania, w skali od 1 do 10?
Gdzie 1 oznacza – totalna porażka a 10 oznacza – było rewelacyjnie.

Zauważ, że wyniki w okolicy 1 wcale „nie muszą być złe”!
Wartości 1 czy 3 mogą budzić frustrację, a jeśli jest frustracja to jest też energia do działania. Energia do zmiany tego stanu rzeczy. Wystarczy tylko przekierować ją we właściwym kierunku!

Czasami „najgorszymi” wynikami mogą być te, które oscylują wokół 5. Nie są ani najlepsze, ani najgorsze. Takie średnie. Gdzie jest siła i chęć, żeby coś z nimi zrobić i je poprawić?

Poznaj taktykę 4Z

zbyt duzo spotkań poznaj taktykę

Dwie strony spotkań

Nie da się całkowicie pozbyć spotkań, są one niezbędne do realizacji zadań i utrzymywania kontaktu z odpowiednimi osobami.  Spotkania są niezbędną częścią pracy każdej grupy, dają nam możliwość dzielenia się informacjami, podejmowania decyzji oraz realizacji zadań. Dobre spotkania nie tylko realizują pracę, ale też angażują, wspierają i dodają siły uczestnikom (zastanawiasz się jeszcze czy spotkania w pracy da się lubić?).

Nie uczestnicz w nich jeśli są niepotrzebne (tj. nie wnosisz wartości). Gdy nie wiesz jaki jest cel spotkania i jaką Twoja obecność doda wartość do rozmowy – skontaktuj się z organizatorem, żeby to doprecyzować.

Będziesz mieć pewność, że Twoja obecność ma sens i dzięki temu cele zostaną osiągnięte. I pamiętaj, że świetnie spotkania zaczynają się od świetnych pytań.

Please follow and like us:
Opublikowano:

Najprostszy sposób na kreatywne rozwiązanie problemu

Przypomnij sobie, kiedy ostatnio chciałeś rozwiązać jakiś problem, ale nie byłeś w stanie wymyślić nic nowego? Może to sytuacja, która dotyczyła Ciebie, grupy z którą pracowałeś lub Twojego klienta. Czułeś, że wszystko już było. Trafiłeś na mur nie do przebicia. Z całych sił próbowałeś generować kolejne pomysły. Nawet wypisałeś je na kartce, ale wiedziałeś, że to nie to. Temat siedział Ci w głowie dzień, dwa, tydzień… Nie mogłeś zrozumieć, dlaczego nie możesz wpaść na coś wartościowego, innego czy innowacyjnego?mysl poza schemetem

Podobnie jest w wielu innych sytuacjach, gdzie oczekujemy kreatywności oraz innowacji. Standardowo podejmowane działania nie zawsze są skuteczne.

Poniżej dam Ci kilka praktycznych wskazówek jak możesz stworzyć nowe perspektywy, zwiększyć efektywność procesu myślenia (generowania pomysłów) i nadawania znaczenia. Dzięki czemu będziesz mógł „przebijać mury” i odkrywać nowe pomysły oraz możliwości.

Wykorzystaj karteczki samoprzylepne

Ciągle pojawiają się nowe narzędzia, techniki, metody. Mało kto za tym wszystkim podąża. Jedno pozostaje niezmienne – karteczki samoprzylepne. Typów jest już całe mnóstwo, prócz standardowych prostokątów, pojawiają się owalne czy w formie plastra miodu. Nie są już jedynie samoprzylepne, ale też elektrostatyczne a nawet karty magnetyczne. Możliwości pracy z nimi jest multum. Poniżej opisałam jak wygląda proces pracy z karteczkami w najprostszej formie.

Zaangażuj inne osoby

Liczy się ilość, a nie jakość pomysłów” to jedna z reguł wspierających proces burz mózgów. Jeśli jesteś autorytetem w swojej dziedzinie możesz myśleć „a co mi tam jakiś laik może pomóc?”. I tutaj możesz się mocno zdziwić. Laik może pomóc Ci bardziej niż myślisz. Jeśli pojawia się problem wymagający nowych rozwiązań (w tym również do złożonych problemów specjalistycznych), warto umożliwić uczestnictwo w dyskusji różnym osobom.  Alex Osborn w swojej koncepcji burzy mózgów zakwestionował fakt, że tylko eksperci są w stanie rozwiązać problemy. Niespecjaliści mogą być bardzo przydatni. Świeżość spojrzenia i brak barier niejednokrotnie okazuje się przełomowa.

Jak prosto rozwiązać problem?

Pamiętając o wskazówkach umieszczonych powyżej. Przygotuj sprzęt do pracy (karteczki i cienkopisy) oraz trochę przestrzeni (najlepiej ściana, ale nawet kawałek stołu przyda Ci się do dokumentowania konwersacji). Zastanów się kto jeszcze może Ci pomóc w myśleniu i generowaniu pomysłów? I pamiętaj, że niespecjaliści są mile widziani. Poniżej opisałam najprostszy sposób na kreatywne rozwiązanie problemu przy użyciu karteczek samoprzylepnych. Metoda 7-kroków wygląda tak:

  1. Wspólne zrozumienie tematu – doprecyzuj o co właściwie chodzi? Jaki dokładnie problem chcesz rozwiązać?
  2. Generowanie pomysłów (brain-storming) / Zbieranie informacji (brain-dumping)  – indywidualnie lub w parach. Zapisz na karteczkach wszystkie pomysły/informacje związane z problemem, które przychodzą Ci do głowy. Mogą być śmieszne, podkradzione, a nawet zakładane, że niemożliwe. Warto poświęcić nieco uwagi samemu pisaniu (czytaj: pisz czytelnie, najlepiej drukowanymi literami), dzięki czemu reszta osób bez przeszkód będzie w stanie odczytać pomysły innych. Co więcej, aby zachować przejrzystość i umożliwić późniejsze „rotacje tematów”, zapisuj jeden pomysł/temat na karteczkę.
  3. Organizowanie pomysłów/tematów – przygotuj na ścianie odpowiednie miejsce, aby móc porównać i nadać strukturę tematom. Możesz to zrobić na wiele różnych sposobów.
    Pokaż Powiązania:
    grupowaniePokaż Zależności:
    połączeniaWskaż Granice albo pokaż Osie:
    granice
  4. Wydźwięk – dyskusja o nowych znaczeniach? Co odkryłeś nowego? Co Cię zaskoczyło?
  5. Głosowanie na najciekawsze pomysły – możesz wykorzystać tzw. dot-voting. Głosowanie kropkami polega na tym, że każda osoba otrzymują określoną liczbę głosów (kropek). Jeden ze sposobów na priorytetyzację tematów, o którym mogłabym napisać osobny wpis 😉
  6. Porównanie opcji i podjęcie decyzji – i wszystko proste 🙂

Przedstawiłam najprostszą formę, którą możesz zastosować. Mam nadzieję, że to, co do tej pory wydawało Ci się niemożliwe, stanie się prostsze. I nie uderzysz głową w mur 😉 tylko kreatywnie przeskoczysz obok.

Jestem ciekawa jak Twoje wrażenia? Jakimi spostrzeżeniami masz ochotę się podzielić? Który temat cię zaintrygował i powinien pojawić się jako osobny wpis na moim blogu? 🙂 Skorzystaj proszę z opcji dodania komentarza poniżej.

Please follow and like us:
Opublikowano:

Płomienne przemowy dotyczące wspólnych wartości nie gwarantują sukcesu

Po co nam słowa, jeśli za nimi nie idą czyny? Przemówienia lidera o wartościach, które już w chwili mówienia nie brzmią prawdziwie? Deklarowane wartości organizacyjne odbiegające od realnych zachowań liderów? Wartości wynikające ze sposobu pracy a uwarunkowania danej firmy („bo u nas robimy to tak”)?

Zaczęłam się zastanawiać czy deklarowanie wartości jest teraz komuś potrzebne? W zbyt wielu opowieściach ludzi z różnych organizacji słyszałam, że deklaracja swoje a życie pokazuje swoje.

Czy definiowanie wspólnych wartości jest potrzebne?

Pytanie „jakie są nasze wartości” nie należy do najprostszych. Różne rzeczy są ważne dla różnych ludzi. Dodatkowo rozumiemy słowa w nieco inny sposób. Nawet w przypadku powszechnie rozpoznawalnych określeń. Co dla jednej osoby znaczy „otwartość” dla innej osoby może znaczyć zupełnie coś innego.
Zaskoczył mnie fakt, że wiele organizacji nie ma zdefiniowanych wartości. Wydawało mi się, że niemal wszystkie organizacje o tym pamiętają i przy etapie tworzenia strony wrzucają deklarację na stronę. Jak już są zdefiniowane to łatwiej znaleźć punt odniesienia i kierunek. Oraz zdecydować czy jest nam razem z wartościami po drodze?
Zaczęłam się zastanawiać czy to już jest nowa tradycja? Ktoś przemyślał temat „wspólne wartości są już niemodne” i wprowadził ulepszenie? „Wspólne wartości nie są już nikomu potrzebne. Wiemy jak pracujemy”. „Przemilczmy ten temat i zajmijmy się rzeczami ważnymi”.

„Nieszczerość i sztuczność to najlepszy sposób, aby zniechęcić do siebie ludzi”

Płomienne przemowy dotyczące wspólnych wartości nie gwarantują sukcesu. Jeśli coś Ci nie pasuje w osobie (czytaj: brak autentyczności) to nie uwierzysz w jej przesłanie. Siła prawdziwych wartości tkwi w czynach, a nie słowach. W działaniach każdego z nas. Zwłaszcza w tych „małych zdarzeniach” (o jakiej sile w ujęciu całości nie zdajemy sobie sprawy).
Dotyczy to nie tylko top-liderów, którzy wygłaszają „płomienne” przemowy. I nie tylko od święta, ale każdego dnia. Wymaga to od liderów na każdym szczeblu wysiłku, odpowiednich kompetencji, autentyczności i dbałości o szczegóły. Dużo pracy co? I jak to pogodzić?

Najlepszy sposób na pokazanie innym co jest ważne

Określenie wartości jest ważne. Pozwala nam budować jednomyślność w ramach grupy. Przy czym tę jednomyślność trzeba wypracować, a nie wymuszać. To dzięki budowaniu świadomości (na każdym poziomie) dotyczących własnych przekonań i wartości możemy znaleźć części wspólne (wspólne wartości dla grupy). Dlatego warto rozmawiać i konsultować temat z różnymi grupami.

Najlepszym sposobem na pokazanie innym, co jest ważne i potrzebne, jest zrobienie tego samemu. Pierwsze zadanie to określenie własnych wartości. Jakie wartości wyznajesz? Dlaczego? Na czym Ci tak naprawdę najbardziej zależy? Dlaczego? Dzięki czemu możesz znaleźć sposób na wyrażenie własnego siebie (poprzez te wartości). A w kolejnym kroku możesz zachęcić innych do pójścia za swoim przykładem (Co dla każdej osoby w Twoim zespole jest ważne?) . lider
Gdy masz już jasność to przychodzi czas na pracę każdego dnia, aby budować wewnętrzną spójność. James M. Kouzes i Barry Z. Posner sugerują ciekawe ćwiczenie – 3 pytania dziennikowe:

  • Co zrobiłem dzisiaj, aby pokazać, że dana wartość jest dla mnie ważna?
  • Czy jakimś swoim działaniem lub wypowiedzią dałem nieświadomie do myślenia, że ta wartość nie jest mi bliska?
  • Co jeszcze mogę zrobić, aby w pełni wyrazić swoje wartości?

Właściwa droga

Dla mnie osobiście określenie wartości stanowi solidną podstawę do dalszej pracy z grupą czy organizacją. To właśnie na tej podstawie możemy oprzeć definiowanie strategii i sposobów funkcjonowania. Odwołanie do wartości pomaga wskazać priorytety, uświadamia co jest celem i ułatwia trzymanie się kierunku.
Określenie wartości jest ważne. A dalsza praca z wartościami jeszcze ważniejsza.

A jak wygląda temat wartości w organizacji, grupie, zespole z Twojej perspektywy? Proszę podziel się swoim komentarzem.

Please follow and like us: