Jak zagłębić się w przyczyny problemów?
Często lubimy sobie ułatwiać życie, prawda? Kiedy napotykamy na problem, natychmiast szukamy sposobów, aby go rozwiązać. Podjęcie różnych decyzji może wiązać się na przykład ze strategią unikania. Unikamy zajęcia się problemem, odkładamy to na później, albo podejmujemy decyzje, aby uniknąć podobnych trudności w przyszłości.
Zdarzyło mi się to wiele razy, a pewnie i Wam również. W reakcji na problem znajdujemy rozwiązanie. Ale co jeśli to rozwiązanie nie jest najlepsze? A co jeśli przyczyna problemu leży głębiej? Czy zagłębienie się w przyczyny problemów da nam jakąś korzyść?
Wyzwanie Rozwiązanie
Szukanie źródeł problemów to jeden z pierwszych kroków, które podejmujemy korzystając z narzędzia Wyzwanie Rozwiązanie Canvas. O samym narzędziu przeczytacie więcej we wcześniejszym wpisie na blogu. Cała idea zakłada, że aby dobrze zaadresować problem, musimy dobrze zrozumieć jego źródło.
O co chodzi w tym problemie?
Korzystając z Wyzwania Rozwiązanie Canvas, w pierwszym kroku proszę uczestników o napisanie na osobnych karteczkach samoprzylepnych widocznych problemów. Mogą to być problemy w zespole, z produktem, organizacyjne czy z klientami. Bazujemy na faktach, obserwacjach, na tym, co jest widoczne.
Na obrazku poniżej możecie zobaczyć flipchart, który ostatnio posłużył mi do wyjaśnienia koncepcji poszukiwania rzeczywistych problemów uczestnikom warsztatu. Tak, widzicie kolejną górę lodową. Czasami żartuję, że w niemal każdym obszarze biznesowym znajduje się jakaś góra lodowa. I to nie jedna.
W trakcie pracy z grupą możecie wykorzystać format “5 x dlaczego” (5 whys). To znana metoda, która pomaga w identyfikacji głębszych przyczyn problemów. Polega na kilkukrotnym zadawaniu pytania “dlaczego”, aby dotrzeć do korzenia problemu. Każde kolejne “dlaczego” prowadzi nas do kolejnych warstw przyczyn, aż dotrzemy do podstawowej przyczyny problemu. Często jest tak, że tych “ważnych przyczyn jest kilka”. Dodatkowo w wielu przypadkach, prowadząc takie sesje znajdowaliśmy małą przyczynę komunikacyjną…
Ta technika umożliwia nam spojrzenie poza oczywiste symptomy. Dzięki temu możemy podejść do rozwiązania problemu bardziej skutecznie i zapobiec jego ponownemu wystąpieniu.
Zadajemy pytania
Ważną rolę odgrywają pytania. Kwestionują one założenia i otwierają nowe perspektywy. Zadajemy pytania nie po to, by szukać winnych, ale by zapoczątkować konstruktywną dyskusję. Dzięki nim możemy nie tylko zbierać informacje, ale też uczyć się, myśleć jasno, krytycznie i strategicznie, rozwiązywać problemy i podejmować decyzje.
Teraz patrzymy na to jak na górę lodową. Wyobraźcie sobie, że te wszystkie widoczne rzeczy stanowią odkrytą część góry lodowej. Co jest ich przyczyną? Co prowadzi do tych problemów? Jakie są źródła tych trudności? Teraz zagłębiamy się głębiej w temat i zapisujemy na osobnych karteczkach nasze przemyślenia.
Nie zawsze dlaczego
Jeśli miałaby to być jedna rzecz, którą zapamiętacie to chciałabym, żeby to było, że pytanie “dlaczego” nie zawsze będzie odpowiednie. Często może budzić negatywne emocje. Sami się zastanówcie jakie emocje w was budzi? Wiele osób twierdzi, że sprawia, iż czują się przesłuchiwani nawet jeśli było zadane neutralnym tonem.
Dlatego też warto eksperymentować z innymi sposobami zadawania pytań, na przykład zaczynając od “jak to się stało…?”, “ciekawi mnie…?”, “zastanawiam się…?” czy “czy możesz pomóc mi zrozumieć jakie było uzasadnienie tej decyzji?”.
Jakie były przyczyny, że sięgnęliście po narzędzie Wyzwanie Rozwiązanie? Podzielcie się swoimi doświadczeniami w komentarzach!
