Opublikowano:

Zbyt wiele spotkań? Poznaj na to taktykę

Nie jest tajemnicą, że spotkania w organizacjach zostały uznane za wrogów produktywności. Narzekanie na liczbę spotkań i czas spędzany na spotkaniach to standard, już nie tylko w korporacjach.

Zmęczenie spotkaniami jest widoczne nie tylko u pojedynczych osób. Dotyczy wielu zespołów, zwłaszcza tych które  zmieniają swój sposób pracy. Coraz więcej organizacji zdaje sobie z sprawę, że coś tu jest nie tak – z jednej strony zależy nam na budowaniu kultury współuczestnictwa i zaangażowania. A z drugiej strony pojawia się  frustracja i poczucie zmarnowanego czasu ze sporej liczby godzin nieefektywnych spotkań. Jak zapewnić, że spotkania dostarczają wartość i są „w sam raz”?

nie mam czasu pracowac

Marudzenie

Spotkania w organizacjach są często postrzegane jako marnotrawstwo czasu. Bywa, że zmniejszają produktywność (np. Siedzimy godzinę a to co najważniejsze ustaliliśmy w ciągu ostatnich 5 minut), pogarszają morale w zespole (np. Znowu jakieś spotkanie? Ale mi się nie chce tam siedzieć).

W stosunku do spotkań pojawia się wiele narzekania. Lista, która najczęściej słyszę:

Mamy za dużo spotkań

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy za dużo spotkań? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Spotkania są za długie

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy za długie? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Spotkania są niepotrzebne

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy niepotrzebne? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Jest za dużo osób na spotkaniu vs Nie ma właściwych osób na spotkaniu

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Czyj wkład jest potrzebny w czasie tego spotkania? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Narzekanie jest jednym ze sposobów wyładowania emocji. Neuronauka wskazuje, że negatywne myślenie (jak narzekanie), może uwalniać hormony stresu, które w naszych mózgach wpływają na funkcje poznawcze (w tym na zdolność do rozwiazywania problemów). Skupiając się na marudzeniu ograniczamy nasze konstruktywne i kreatywne myślenie. Zapętlamy się z problemem, przez co jeszcze trudniej jest poprawić sytuację.

 

Narzekaj konstruktywnie

Przyczyny niezadowolenia mogą pochodzić z wielu obszarów. Często są pochodną samych spotkań. Być może ze względu na brak przygotowania, zarzadzania i niepotrzebny charakter niektórych spotkań, uczestnicy nie zawsze są zaangażowanymi i aktywnymi uczestnikami. Niezadowolenie może mieć też formę utraconych korzyści. Wrażenie nieefektywnego czasu, piętrzących się w tym samym czasie innych zobowiązań (np. mogłam przygotować raport tygodniowy w tym czasie albo mogłam spokojnie zjeść lunch). Takie niezadowolenia często powodują rosnąca bezsilność (np. idę na spotkanie bo ‘muszę’ i nie weryfikuje zasadności). Pojawiające się frustracje i malkontenctwo są głównym kosztem.

Co zatem zrobić? Przekieruj swoje rozgoryczenia na szukanie rozwiązania, aby móc zrobić coś z problemem, który Ciebie dotyka a nie tylko marudzić o tym.

Aby pokonać wroga, warto lepiej go poznać (jak często występuje? w jakich sytuacjach?). Po każdym spotkaniu odpowiedz sobie na to pytanie:
Jak bardzo jesteś zadowolony z tego spotkania, w skali od 1 do 10?
Gdzie 1 oznacza – totalna porażka a 10 oznacza – było rewelacyjnie.

Zauważ, że wyniki w okolicy 1 wcale „nie muszą być złe”!
Wartości 1 czy 3 mogą budzić frustrację, a jeśli jest frustracja to jest też energia do działania. Energia do zmiany tego stanu rzeczy. Wystarczy tylko przekierować ją we właściwym kierunku!

Czasami „najgorszymi” wynikami mogą być te, które oscylują wokół 5. Nie są ani najlepsze, ani najgorsze. Takie średnie. Gdzie jest siła i chęć, żeby coś z nimi zrobić i je poprawić?

Poznaj taktykę 4Z

zbyt duzo spotkań poznaj taktykę

Dwie strony spotkań

Nie da się całkowicie pozbyć spotkań, są one niezbędne do realizacji zadań i utrzymywania kontaktu z odpowiednimi osobami.  Spotkania są niezbędną częścią pracy każdej grupy, dają nam możliwość dzielenia się informacjami, podejmowania decyzji oraz realizacji zadań. Dobre spotkania nie tylko realizują pracę, ale też angażują, wspierają i dodają siły uczestnikom (zastanawiasz się jeszcze czy spotkania w pracy da się lubić?).

Nie uczestnicz w nich jeśli są niepotrzebne (tj. nie wnosisz wartości). Gdy nie wiesz jaki jest cel spotkania i jaką Twoja obecność doda wartość do rozmowy – skontaktuj się z organizatorem, żeby to doprecyzować.

Będziesz mieć pewność, że Twoja obecność ma sens i dzięki temu cele zostaną osiągnięte. I pamiętaj, że świetnie spotkania zaczynają się od świetnych pytań.

Please follow and like us:
Opublikowano:

Płomienne przemowy dotyczące wspólnych wartości nie gwarantują sukcesu

Po co nam słowa, jeśli za nimi nie idą czyny? Przemówienia lidera o wartościach, które już w chwili mówienia nie brzmią prawdziwie? Deklarowane wartości organizacyjne odbiegające od realnych zachowań liderów? Wartości wynikające ze sposobu pracy a uwarunkowania danej firmy („bo u nas robimy to tak”)?

Zaczęłam się zastanawiać czy deklarowanie wartości jest teraz komuś potrzebne? W zbyt wielu opowieściach ludzi z różnych organizacji słyszałam, że deklaracja swoje a życie pokazuje swoje.

Czy definiowanie wspólnych wartości jest potrzebne?

Pytanie „jakie są nasze wartości” nie należy do najprostszych. Różne rzeczy są ważne dla różnych ludzi. Dodatkowo rozumiemy słowa w nieco inny sposób. Nawet w przypadku powszechnie rozpoznawalnych określeń. Co dla jednej osoby znaczy „otwartość” dla innej osoby może znaczyć zupełnie coś innego.
Zaskoczył mnie fakt, że wiele organizacji nie ma zdefiniowanych wartości. Wydawało mi się, że niemal wszystkie organizacje o tym pamiętają i przy etapie tworzenia strony wrzucają deklarację na stronę. Jak już są zdefiniowane to łatwiej znaleźć punt odniesienia i kierunek. Oraz zdecydować czy jest nam razem z wartościami po drodze?
Zaczęłam się zastanawiać czy to już jest nowa tradycja? Ktoś przemyślał temat „wspólne wartości są już niemodne” i wprowadził ulepszenie? „Wspólne wartości nie są już nikomu potrzebne. Wiemy jak pracujemy”. „Przemilczmy ten temat i zajmijmy się rzeczami ważnymi”.

„Nieszczerość i sztuczność to najlepszy sposób, aby zniechęcić do siebie ludzi”

Płomienne przemowy dotyczące wspólnych wartości nie gwarantują sukcesu. Jeśli coś Ci nie pasuje w osobie (czytaj: brak autentyczności) to nie uwierzysz w jej przesłanie. Siła prawdziwych wartości tkwi w czynach, a nie słowach. W działaniach każdego z nas. Zwłaszcza w tych „małych zdarzeniach” (o jakiej sile w ujęciu całości nie zdajemy sobie sprawy).
Dotyczy to nie tylko top-liderów, którzy wygłaszają „płomienne” przemowy. I nie tylko od święta, ale każdego dnia. Wymaga to od liderów na każdym szczeblu wysiłku, odpowiednich kompetencji, autentyczności i dbałości o szczegóły. Dużo pracy co? I jak to pogodzić?

Najlepszy sposób na pokazanie innym co jest ważne

Określenie wartości jest ważne. Pozwala nam budować jednomyślność w ramach grupy. Przy czym tę jednomyślność trzeba wypracować, a nie wymuszać. To dzięki budowaniu świadomości (na każdym poziomie) dotyczących własnych przekonań i wartości możemy znaleźć części wspólne (wspólne wartości dla grupy). Dlatego warto rozmawiać i konsultować temat z różnymi grupami.

Najlepszym sposobem na pokazanie innym, co jest ważne i potrzebne, jest zrobienie tego samemu. Pierwsze zadanie to określenie własnych wartości. Jakie wartości wyznajesz? Dlaczego? Na czym Ci tak naprawdę najbardziej zależy? Dlaczego? Dzięki czemu możesz znaleźć sposób na wyrażenie własnego siebie (poprzez te wartości). A w kolejnym kroku możesz zachęcić innych do pójścia za swoim przykładem (Co dla każdej osoby w Twoim zespole jest ważne?) . lider
Gdy masz już jasność to przychodzi czas na pracę każdego dnia, aby budować wewnętrzną spójność. James M. Kouzes i Barry Z. Posner sugerują ciekawe ćwiczenie – 3 pytania dziennikowe:

  • Co zrobiłem dzisiaj, aby pokazać, że dana wartość jest dla mnie ważna?
  • Czy jakimś swoim działaniem lub wypowiedzią dałem nieświadomie do myślenia, że ta wartość nie jest mi bliska?
  • Co jeszcze mogę zrobić, aby w pełni wyrazić swoje wartości?

Właściwa droga

Dla mnie osobiście określenie wartości stanowi solidną podstawę do dalszej pracy z grupą czy organizacją. To właśnie na tej podstawie możemy oprzeć definiowanie strategii i sposobów funkcjonowania. Odwołanie do wartości pomaga wskazać priorytety, uświadamia co jest celem i ułatwia trzymanie się kierunku.
Określenie wartości jest ważne. A dalsza praca z wartościami jeszcze ważniejsza.

A jak wygląda temat wartości w organizacji, grupie, zespole z Twojej perspektywy? Proszę podziel się swoim komentarzem.

Please follow and like us:
Opublikowano:

Jak rozwinąć mocne strony w zespole?

Jakie są mocne strony Twoje i Twojego zespołu? O temacie rozwijania talentów i wykorzystywania swoich silnych stron w pracy napisano już wiele. Lata badań prowadzonych przez Instytut Gallupa sugerują, że najbardziej efektywni ludzie to ci, którzy rozumieją swoje silne strony i zachowania. Ale jak znajomość mocnych stron może wpłynąć na współpracę w Twoim zespole? Przekonaj się sam. Pod koniec tego wpisu prezentuję prostą metodę pozwalającą pracować nad rozwijaniem talentów u osób indywidualnych i w zespołach.

Co tak naprawdę uwielbiasz robić w pracy?

Wiele osób nie jest wystarczająco świadomych jakie są ich mocne strony. Podczas coachingu często wykorzystuję test talentów Gallupa. Jest to jedno z narzędzi do zwiększenia samoświadomości. Niedawno postanowiłam wykorzystać test talentów dla jednego zespołów z którym pracuję.

 

silna strona

 

Wszystko wzięło się z potrzeby regularnych spotkań zespołu, które pozwalają nam poznać się bardziej. Pracujemy w rozproszonym zespole. Zdecydowaliśmy się w trakcie Wirtualnych Warsztatów poznać mocne strony zespołu. Seria spotkań miała następujące cele:

– zdobycie wiedzy na temat talentów członków zespołu

– zrozumienie w jaki sposób możemy wpływać na indywidualną, zespołową i organizacyjną skuteczność

– znalezienie sposobów angażowania naszych mocnych stron i talentów, aby czuć się jeszcze bardziej szczęśliwym w pracy

„Strength-based Team – Virtual Workshop Slot”

Jako przygotowanie do spotkania każdy z uczestników wziął udział w teście  StrengthsFinder i podzielił się ze mną wynikiem. W najprostszej formie raport prezentuje pięć najsilniejszych talentów. Grupy talentów tworzą obszary. Każdy z nich posiada własną moc i przewagę. Dzięki wynikowi wiesz w jaki sposób twoje talenty i silne strony pomagają Ci wykonywać pracę. A także wpływać na innych, budować relacje, interpretować i zarządzać informacjami.

 

talent inwestycja mocna strona

 

W trakcie naszego warsztatu zobaczyliśmy duży obraz mocnych stron zespołu.

Celem StrengthsFinder nie jest gloryfikacja Twoich mocnych stron. Narzędzie pomoże Ci znaleźć obszary, w których masz największy potencjał, aby rozwijać swoje silne strony. Dostaniesz dodatkowe materiały, które pomogą Ci znaleźć najlepsze sposoby, aby wykorzystywać silne strony.

Twój unikalny wkład do zespołu

Postanowiłam nie poprzestawać na samym teście i dyskusji zespołowej. Bazując na moich wcześniejszych doświadczeniach z pracy z coachingu wymyśliłam narzędzie do projektowania konwersacji. Strengths-Based Team Canvas może być w pewnym sensie szkieletem rozmowy. Do wykorzystania nie tylko z członkami Twojego zespołu. Na karcę papieru A3 znajduje się wszystko czego potrzebujesz, aby rozwijać silne strony w ramach zespołu. Dzięki niemu dana osoba może zdefiniować akcje, które pozwolą jej w pozytywny sposób wpływać na wewnętrzną siłę zespołu.

Koncentrując się na przejrzystości i motywacji – Strengths-Based Team Canvas

Ciągłe ulepszanie, rozwój indywidualny wymaga stałej informacji zwrotnej w rozwijaniu naszych talentów i umiejętności. Jedną z możliwości jest autorefleksja, która skupiona na talentach może być siłą napędową do dalszych działań.

W moim przekonaniu na całość obrazu składa się dziewięć podstawowych elementów. Elementy te wpisują się w logikę rozmowy opartej o silnych stronach.  Obszary te dotykają obszaru talentów, wartości, możliwości oraz specyficznych akcji.

Poniżej znajdują się dokumenty do wydruku, które możesz wykorzystać za darmo.

Zapraszam do pobierania plików.

 

Potężne narzędzie do rozwoju mocnych stron w ramach zespołu

Możesz wykorzystać to narzędzie na swoje własne potrzeby lub jako żeton do rozmowy z drugą osobą.  Narzędzie zaprojektowałam, aby znaleźć wspólne zrozumienie, wsparcie i projektowanie dalszych działań. W moim odczuciu może prowadzić do rozwoju indywidualnego, powiązanego rozwoju zespołu a także całej organizacji.

Moim zdaniem test Gallupa nie jest niezbędny, aby skutecznie wykorzystać to narzędzie. Wydrukuj narzędzie na dużym arkuszu. Zacznij od miejsca, które jest dla ciebie najprostsze do zdefiniowania.

Wykorzystaj tą szansę

Zwiększanie wiedzy, jeśli chodzi o niezwykłe talenty, które mamy w zespołach może być dużą szansą. Możemy z niej skorzystać lub nie. Co tworzy Mocne Zespoły? Świadomość talentów. Zrozumienie w jaki sposób możemy wpływać na indywidualną, zespołową i organizacyjną skuteczność. A także znalezienie sposobów angażowania mocnych stron.

Zakładam, że SBT Canvas może być wykorzystywana w celu zwiększenia indywidualnej samoświadomości, znalezienia swojego miejsca w zespole, wspierania pracy zespołowej i zarządzania indywidualnymi talentami w ramach zespołu.

Jak myślisz, w jaki sposób jeszcze można wykorzystać to narzędzie? Co Twoim zdaniem można byłoby zrobić jeszcze lepiej?

 

Please follow and like us: