Zbyt wiele spotkań? Poznaj na to taktykę

Nie jest tajemnicą, że spotkania w organizacjach zostały uznane za wrogów produktywności. Narzekanie na liczbę spotkań i czas spędzany na spotkaniach to standard, już nie tylko w korporacjach.

Zmęczenie spotkaniami jest widoczne nie tylko u pojedynczych osób. Dotyczy wielu zespołów, zwłaszcza tych które  zmieniają swój sposób pracy. Coraz więcej organizacji zdaje sobie z sprawę, że coś tu jest nie tak – z jednej strony zależy nam na budowaniu kultury współuczestnictwa i zaangażowania. A z drugiej strony pojawia się  frustracja i poczucie zmarnowanego czasu ze sporej liczby godzin nieefektywnych spotkań. Jak zapewnić, że spotkania dostarczają wartość i są “w sam raz”?

Marudzenie

Spotkania w organizacjach są często postrzegane jako marnotrawstwo czasu. Bywa, że zmniejszają produktywność (np. Siedzimy godzinę a to co najważniejsze ustaliliśmy w ciągu ostatnich 5 minut), pogarszają morale w zespole (np. Znowu jakieś spotkanie? Ale mi się nie chce tam siedzieć).

W stosunku do spotkań pojawia się wiele narzekania. Lista, która najczęściej słyszę:

Mamy za dużo spotkań

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy za dużo spotkań? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Spotkania są za długie

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy za długie? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Spotkania są niepotrzebne

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Co to znaczy niepotrzebne? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Jest za dużo osób na spotkaniu vs Nie ma właściwych osób na spotkaniu

Co tak naprawdę jest tutaj problemem? Czyj wkład jest potrzebny w czasie tego spotkania? Być może problem tkwi w braku planowania – braku agendy i wyznaczonych ról? Braku przygotowania? Czy zaproszeniu niewłaściwych osób? A może niewłaściwym wykorzystaniu potencjału uczestników?

Narzekanie jest jednym ze sposobów wyładowania emocji. Neuronauka wskazuje, że negatywne myślenie (jak narzekanie), może uwalniać hormony stresu, które w naszych mózgach wpływają na funkcje poznawcze (w tym na zdolność do rozwiazywania problemów). Skupiając się na marudzeniu ograniczamy nasze konstruktywne i kreatywne myślenie. Zapętlamy się z problemem, przez co jeszcze trudniej jest poprawić sytuację.

 

Narzekaj konstruktywnie

Przyczyny niezadowolenia mogą pochodzić z wielu obszarów. Często są pochodną samych spotkań. Być może ze względu na brak przygotowania, zarzadzania i niepotrzebny charakter niektórych spotkań, uczestnicy nie zawsze są zaangażowanymi i aktywnymi uczestnikami. Niezadowolenie może mieć też formę utraconych korzyści. Wrażenie nieefektywnego czasu, piętrzących się w tym samym czasie innych zobowiązań (np. mogłam przygotować raport tygodniowy w tym czasie albo mogłam spokojnie zjeść lunch). Takie niezadowolenia często powodują rosnąca bezsilność (np. idę na spotkanie bo ‘muszę’ i nie weryfikuje zasadności). Pojawiające się frustracje i malkontenctwo są głównym kosztem.

Co zatem zrobić? Przekieruj swoje rozgoryczenia na szukanie rozwiązania, aby móc zrobić coś z problemem, który Ciebie dotyka a nie tylko marudzić o tym.

Aby pokonać wroga, warto lepiej go poznać (jak często występuje? w jakich sytuacjach?). Po każdym spotkaniu odpowiedz sobie na to pytanie:
Jak bardzo jesteś zadowolony z tego spotkania, w skali od 1 do 10?
Gdzie 1 oznacza – totalna porażka a 10 oznacza – było rewelacyjnie.

Zauważ, że wyniki w okolicy 1 wcale „nie muszą być złe”!
Wartości 1 czy 3 mogą budzić frustrację, a jeśli jest frustracja to jest też energia do działania. Energia do zmiany tego stanu rzeczy. Wystarczy tylko przekierować ją we właściwym kierunku!

Czasami „najgorszymi” wynikami mogą być te, które oscylują wokół 5. Nie są ani najlepsze, ani najgorsze. Takie średnie. Gdzie jest siła i chęć, żeby coś z nimi zrobić i je poprawić?

Poznaj taktykę 4Z

Dwie strony spotkań

Nie da się całkowicie pozbyć spotkań, są one niezbędne do realizacji zadań i utrzymywania kontaktu z odpowiednimi osobami.  Spotkania są niezbędną częścią pracy każdej grupy, dają nam możliwość dzielenia się informacjami, podejmowania decyzji oraz realizacji zadań. Dobre spotkania nie tylko realizują pracę, ale też angażują, wspierają i dodają siły uczestnikom (zastanawiasz się jeszcze czy spotkania w pracy da się lubić?).

Nie uczestnicz w nich jeśli są niepotrzebne (tj. nie wnosisz wartości). Gdy nie wiesz jaki jest cel spotkania i jaką Twoja obecność doda wartość do rozmowy – skontaktuj się z organizatorem, żeby to doprecyzować.

Będziesz mieć pewność, że Twoja obecność ma sens i dzięki temu cele zostaną osiągnięte. I pamiętaj, że świetnie spotkania zaczynają się od świetnych pytań.